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来看看什么叫完美外贸报价单
来源:Tradesns时间:2021-10-14 16:18:31

来看看什么叫完美外贸报价单

无论是主动开发客户,还是被动地等待客户找上门,最重要的都是客户询问价格和产品详细信息这个阶段,即我们常说的inquiry(询盘)。从这一阶段开始,才真正进入了外贸谈判的实质性阶段。那么如何报告报价呢?

一般来说,有两种方法。一个是在邮件正文中直接显示价格和相关参数,另一个是做一份报价单。

报价单说起来容易,做起来难。因为要清楚明白地表达产品相关信息,突出卖点,抓住对方的视线,还要注意各种细节,避免出现低级错误。不仅要让顾客尽可能得到完整的信息,还要让顾客认为我们有在努力做好这件事。仔细,认真,总是没有错的。

只有做好准备工作,全面考虑问题,才能有更多的机会争取顾客。如果我们想要做一份完美的报价单的话,都需要注意哪些详细部分呢?

一、情报

兵马未动,粮草先行。做任何事情都要尽量谋定而后动,先做好准备工作。手中掌握的信息越充分,就越容易做出准确的判断。中国人常说谋事在人,成事在天,这第一步自然是通过各种讯息积极谋划才有成功的可能。

比如报价,如果不知道客户的公司规模,不知道客户的企业性质,不知道客户的目标市场,不知道客户的销售价格,不知道客户从事的行业。不知道客户过去的采购渠道,不知道客户的市场策略,试问:这样的报价怎么能赢得客户的心呢?就像赌博一样,随机性太强。

所以说准备工作的时候,必须好好研究客户的公司背景、资金实力、预期采购量和年采购量、目标市场、海关政策、进口关税、市场潜力等,然后做出综合评估,找到方案和切入点,再做出“准确”报价。

请注意“准确”两个字,我加了引号,并不是指价格低,也不是指价格合理,而是报价要为客户量身定做。对不同的客户采用不同的方案,要有针对性,要字里行间体现自己的专业和公司的优势,只有这样才能引起客户更大的兴趣。所以在报价之前,这些幕后工作是不能偷懒的。

二、图片

报价单里面最重要的不是内容,也不是价格,而是一张好的图片。图片相当重要,拍摄的角度、光线、图片的大小、色调、尺寸等等都很有讲究。因为一般来说,客户打开报价单,第一眼看到的就是图片,其次是价格,然后在随便看看描述和外箱资料等,如果还有时间才会看看其他内容。

图片是直观介绍自己产品的武器,这个武器用好了,在外贸过程中是无往不胜的。很多供应商在报价这个环节输掉,往往不是输在产品上也不是输在价格上,而是输在图片上。一张图片没有给客户很好的印象,没有给你们公司加分,甚至扣掉了印象分,对整个开发过程来说是致命的。

假设我的产品是六十分,通过准确的报价单,详细的描述和各种细节的把握,能把印象分达到八十。如果再加上一张精美专业的图片,甚至直接可以创造一百二十分,给客户留下很深的印象。一张好的图片往往能够胜过很多文字描述,因为能给人以实物感,而不是空洞的描述。图片不一定要包罗万象,但是要让客户从图片中得到他想要知道的大部分要素。

比如说我们做一个杯子,我拍一张精美的实物图片,可以看清楚杯子的颜色、光泽、有处理过的背景,不会有反光。杯子的重量尺寸,上下底的直径在图片上都有箭头和详细标注,插入图片之前还要给图片修边控制图片尺寸大小。有必要的话,还要单独拍摄包装图片、外箱图片,然后合成在一张图片里,让客户可以一目了然。

做到这些,才能算是把图片做的比较好了,因为一个报价单里面对于一款产品的报价并不只是一张图片,也可以是photo group (图片组)。这招跟开发信的中级阶段是一个道理,也可以通过一系列图片给人很直观的印象。使人下子就明白了图片里面所包含的所有信息,这样再加上文字的补充,就不大容易有很大的误解,至少也能把误会降低到最低点。

三、价格

我把价格排在图片后面,是根据大部分客户的习惯来划分的。一般来说点开一份报价单,第一眼看到的或者选择去看的一般都是图片,然后紧跟着就会去看价格,接着再看其他东西,如果还有必要的话。如果没有图片或者没有好的图片,价格就会显得很空洞,很难有强大的说服力。

以我自己为例,如果图片不够好,价格又相对较高,即使内容很丰富的情况下,客户也未必有时间和兴趣去看报价单里面的详细描述,估计就直接关掉点开别人的看了。人都是主观的,很多时候看到一个产品的图片就会在脑海里有一个印象,这东西不错,或者这东西给我很cheap item(便宜货)的感觉。

如果这个供应商的图片没有拍好,会让我觉得他东西很劣质。如果再有很高的价格,估计我连详细描述都不会去看了。即使他的东西很好、品质出众、通过了多种测试等等,但是我没有兴趣认真看下去就会很冤枉的被淘汰了。

另外报价要准确,不能太高,当然也不能太低了。在做好前期调查工作的前提下,准确的报价是必须的。根据商业管理,报价出去就相当于发出一份要约,一旦对方确认,合同实际上就已经成立了。这个时候如果跟客户说"对不起,我报错价格了",客户会怎么想?就算不认为你出尔反尔,也会觉得你的公司没有什么信誉可言。

所以,价格的核算要考虑到尽可能多的信息,要考虑到汇率问题,还要考虑到原材料的市场状况和人工成本的情况。如果原材料波动很大,或者汇率近期内不稳定,为了维持报价有效期,保持自己的诚信和专业,那就有必要在remarks(备注)里加注附加条款。比如这个价格,基于原材料的那个价格区间,当原材料浮动超过多少个点,我们需要调整价格。报价还基于人民币和美元之间的哪个结汇点上,如果汇率浮动超过多少个点,我们也需要调整价格等等。

只要你把这些影响价格的因素事先考虑进去,放在备注里。一旦你到时涨价,只要有理由且事先告知,客户就算不高兴,也不会觉得你不专业,没法抓你把柄。

根据我的习惯,我平时给客户报价,一般都会把有效期延长到一年甚至更久。这样客户有充分的时间来做市场方案以及安排采购计划。因为客户很忙,没时间经常为了价格跟你bargin(讨价还价),如果价格报过去了,有效期很短,或者不写有效期,客户跟终端客户商量了几个月。最终准备下单了,你又告诉他,对不起,我们要调整价格了,客户会崩溃的。

四、内容

除了图片和价格之外,剩下就是内容了。一般来说内容要尽量丰富,要考虑到客户需要的各种信息。如果客户是中间商,要和他的终端客户讨论,那完整的description 和外箱信息、测试、备注等都相当重要。因为内容不够,客户可能就没法进展下去,也有可能和你的同行紧张下去。在这个时候不能偷懒,还需要换位思考。如果你是采购商,你需要掌握哪些资料?

如果你卖的是电磁炉,你的目标客户是美国人,那一般来说应该好好检查一下自己的报价单是否包含以下内容:品名、货号、尺寸、重量、功率、功能、材料、认证、测试、是否有第三方报告、能否通过drop test(摔箱测试)、产品使用年限、包装资料、毛净重、体积、装箱量等等。

尽量要把内容补充完整,让客户看了以后,不仅没有这方面的问题可问,还觉得你解决了他很多不知道的问题,给了他很大的帮助。这才是一个训练有素的销售人员需要做的。千万不能像挤牙膏一样,什么事情都不说,都要别人问,客户问一句才答一句,效率就太低了,也会影响到客户对业务员的印象,甚至导致直接终止合作。

五、细节

不管写开发信也好,谈判也好,业务过程中的各个环节我都在强调细节的重要性。在外贸行业里,一个订单的成功可能是运气,但连续的成功就必须归属于业务人员和业务团队的专业性。要做到专业,对于细节的把握就必须精益求精甚至苛刻。

没有人天生很仔细,也没有人天生就很懂客户,都是靠后天的努力和不断的摸索来提高的。日本人很注意细节,所以在亚洲国家里,日本公司对于产品和过程的把握就近乎苛刻,这为他们赢得了良好的声誉。国内的很多工厂都喜欢请日本人来管理,就是看重他们对于生产过程中细节的把握,无形中就提高了工厂和产品的层次,更容易赢得客户的赞赏。

在我看来,报价的时候,对于细节的把握,最考量的一个业务员的个人能力。比如图片要控制多大、报价单是不是把打印区域设置在一页里面、客户能不能打开你的文件格式,应该用什么样的字体,段落和颜色怎么设置,如何使客户不忽视里面的重要内容?如果价格根据不同数量有巨大差异,报价单里怎么体现?多个产品的报价如何整理?

如果这些细节都能够很好地把握,随手就能够做出一份漂亮、简洁、准确、美观的报价单,这样就称得上专业了。

上面的我不是报价是必须注意的,缺一不可。尤其对于新客户的开发,如何抓住对方的眼球,爆出合理准确的价格是吸引客户的关键。而且字里行间要不断体现自己的专业,让客户情不自禁的赞赏,觉得你远远比你的同行professional,你就已经在谈判中抢占先机了。

两强相争勇者胜,两勇相争智者胜。那两智相争呢?就看谁更专业、谁对细节把握更好、谁更能抓住客户的软肋,要让客户感觉到你的努力,感觉到你的专心、专注和专业。

报价单是很难回避的一个问题。很多时候报价单做的好坏,直接影响客户对于一个业务人员的观感,这种印象很重要,尤其是对于没有直接见面的客户,邮件、报价单都会直接影响客户的判断。很多时候业务员一偷懒,客户可能就会觉得这个人不专业,或者是这个公司不行,业务员就会失去很多宝贵的机会。

所以制作报价单必须细致,要注意细节,要考虑客户可能会关注的一些东西,比如图片、价格、包装、体积和装箱量,比如hs编码、进口关税等等。不同国家又会有不同的侧重点。如果在一封报价单上能让客户一眼就感觉到你们很专业,你们很了解他们的市场。客户怎能不对你们有一个好的印象呢?